Vous avez probablement déjà entendu les termes système, workflow et procédure. Ils sont généralement présentés comme étant des outils nécessaires pour votre entreprise, mais comment les mettre en application, concrètement?

Dans cet article, on vous explique comment intégrer différents systèmes dans votre quotidien pour vous permettre de travailler plus efficacement. Certaines propositions ne conviendront peut-être pas à votre modèle d’affaires, mais il est toujours possible de les adapter à vos besoins!

Le workflow (flux de travail)

Le workflow, c’est la procédure détaillée pour une tâche ou un projet, c’est le chemin pour se rendre au résultat final. Les workflows vous font économiser du temps, uniformisent vos processus et vous permettent de déléguer l’esprit tranquille. Si votre entreprise est présente sur plusieurs plateformes, nous vous conseillons d’utiliser une plateforme de gestion de projet comme Asana pour tout retrouver au même endroit.

Voici deux exemples concrets de workflow :

Un wokflow pour chaque création

Dans votre outil de gestion, vous pouvez créer des tâches générales et y ajouter des sous-tâches qui représentent toutes les étapes d’un projet. Un épisode de podcast serait par exemple :

Titre de la tâche : Enregistrer un épisode de podcast
Sous-tâches : Faire un brainstorm sur le sujet, enregistrer l’épisode, faire le montage, rédiger les notes du podcast, publier le podcast sur la plateforme (hébergeur), etc.

Lorsque vous aurez à refaire ce même projet, vous pourrez tout simplement dupliquer la tâche sans avoir à recommencer à zéro.

Un workflow de lancement et d’organisation d’événement

Lors de la première édition d’un événement, notez toutes les tâches qui y sont reliées. Les notes serviront ensuite à créer le workflow de l’événement. À la deuxième édition, vous serez prêtes et aurez une vision claire des étapes à suivre. Plus génial encore: vous pourrez déléguer certaines tâches et suivre le projet en temps réel!

Un système d’onboarding

Le onboarding, c’est comme le workflow, mais spécialement fait pour l’accueil de nouveaux clients ou de nouveaux membres dans l’équipe. En créant un processus clair et complet, les étapes s’enchaîneront rapidement et vos nouveaux clients sentiront qu’ils sont pris en charge.

Après avoir créé un premier modèle d’onboarding, vous pourrez tout simplement dupliquer la tâche pour un prochain client ou membre de l’équipe.

Un système de brainstorm

Quand une idée de génie nous passe par la tête, c’est facile de l’écrire dans un cahier et l’oublier ensuite. Pour chaque nouvelle idée, créez une tâche dans votre outil de gestion de projet. Ça vous évitera d’oublier qu’elle existe et elle sera déjà ajoutée à votre to-do list!

Chez La Mallette, un projet Asana complet est dédié au brainstorm et nous nous y référons chaque fois que nous entrons dans un bloc de création de contenu. De cette façon, on ne manque jamais d’idées de contenu, notre banque d’idées se remplit un peu tous les jours.

Un système de renouvellement de mandat

Si votre modèle d’affaires est bâti de façon à ce que les clients renouvellent régulièrement leur contrat, vous souhaitez sûrement que cette étape se passe rapidement et sans stress. En ayant un système de renouvellement de mandat, vous obtiendrez les mêmes bienfaits que le système d’onboarding. Les étapes seront claires, fluides et démontreront votre professionnalisme. Pensez aussi à automatiser les tâches qui peuvent l’être pour sauver du temps supplémentaire.

Un système pour filtrer les leads

Si vous offrez des appels de consultation gratuits et que vous remarquez que vos leads ne se transforment pas ou très peu en clients, il est peut-être temps de revoir vos processus. Le chemin que parcourt le lead avant de se rendre à l’appel gratuit doit présenter clairement votre offre de service et la clientèle ciblée. Celui-ci pourra analyser durant son parcours s’il est au bon endroit selon ses besoins et finalement réserver ou non l’appel. Votre nombre d’appels sera plus petit, mais votre taux de conversion sera plus élevé.

Les systèmes, c’est ce qui vous aidera à être plus structurées et performantes en plus de vous enlever du stress inutile. Bien sûr, on doit les créer une première fois, mais tout le temps économisé pourra être mieux investi ensuite!

Si vous voulez en discuter davantage avec notre équipe, contactez-nous par courriel à [email protected] ou sur nos différentes plateformes!